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1978年生まれ。キャリアクリエーター。採用広報。
人事・経営の家庭教師。米国大学院卒業後、人材エージェント・企業内人事として活躍。
大手旅行会社、自動車販売会社、大手機械メーカー、IT企業など100社以上の採用ブランディング、ダイレクトリクルーティング、リファラル採用をメインミッションとして活動。
人材育成のスペシャリスト、研修講師としても活躍中。

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1冊のノートがピンチを救う
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    話をするには時間が足りない!?



    管理職になるとひとりひとりのメンバーと話をすることをしない管理職が9割います。
    なぜなら、プレイングマネージャーとして日々目標数値を追いながら、上司に対する言い訳を考えたり、どうやって会議で発言するのかを考えているからです。
    自分の評価を下げないためにはどうしたらいいのかを考えるのが管理職です。

    そういう時に部下がミスをすると、瞬間湯沸かし器のごとく、怒鳴り散らしたり、八つ当たりと見えることもよく見かける光景です。
    そうするとチームのなかでは上司の顔色を伺うことが多くなり、ホウレンソウが崩壊することにつながってしまいます。

    また、朝令暮改の上司というのも信用されないことが多くあります。
    そういった際に実践することが1つあります。

     

    むかし、ある経営者にマネージメントで悩んでいることがあり、相談をしたことがありました。

    「会社の方針がコロコロ変わり、朝令暮改の指示をしてしまうと、信頼関係が崩壊しますよね。」と相談すると、「それなら、交換日記と個人カルテを作ればいいんだよ」と一刀両断されてしまいました。

    それ以来、マネージメントをする際には、分厚いルーズリーフとノートが欠かせないことになりました。
    上司と部下の面談というのは、賞与査定の際にしか話さないことが多い。
    仕事に対するホウレンソウをすることは当たり前ですが、それ以外の部分についてはほとんど取っていません。
    一緒にランチにいくとか、気になることがあったら喫茶店で話したりすることができない人が多い。

    そのため、1週間で2時間〜3時間ぐらいはどんなことでも話ができるように、部下とのコミュニュケーションタイムを取るようにした。
    朝がいい人もいれば、夜がいい人もいるので、営業時間外で実践をしてみた。
    お菓子とコーヒー、紅茶などを置いて、対面には座らないなど話しやすい雰囲気を作った。

    1冊のノートがピンチを救う!?




    個人カルテと交換日記というのは2つの理由から設けるようになった。
    1つ目の個人カルテというのは、何を言ったのか、どう考えて欲しいのか、何をして欲しいのかというのを具体的にわかりやすく書いておき、その後検証していくことでフィードバックをすることができる。
    また、言っていることが一貫しているかどうかをチェックすることができるから。

    2つ目の交換日記というのは、限られた時間の中でいえなかったことや、おやっ!?なぜ!?とあとから思ったことを書いてもらうと同時に、しゃべりがうまくない人でもちゃんと主張できるようにするためである。

    作業としては難しいことはありません。
    ただ、手間と時間はかかります。
    休日を使うこともありますし、長期スパンで記録していくので根気が入ります。
    でもやるとやらないとでは全く違う、手応えがあるから続けられることもあります。

    取引先やお客様、部下についてなど、その人のことをメモをすることは特に珍しいことではありません。
    ちょっとした工夫というのは自分がいったことをちゃんと書いておくこと。
    そこから自分なりの成長してほしいステップを書いて、フィードバックをするために利用する。

    1回めの面談では、コミュニケーションの内容を記録。
    相手の発言と自分がいったこと、与えた課題などをまとめて書きます。
    面談終了後に、質疑応答から浮かんだその人の適性、長所、課題をまとめます。

    次の面談前には、前回のメモを見直します。
    今回は何をきくのか、何を伝えるのかを準備して、それをメモしておく。
    前回自分が与えた課題についても面談者の上司や関係者に確認をしたり、データを確認したります。
    気づいたことがあれば面談時にいおうということでメモをとっておきます。
    最後に前回もらっているリクエストについて答えられたかをチェックします。

    面談では、前回の課題がどうなっているかどうかをその人に聞き、自己評価を伝える。
    要望やリクエストに応えた場合は十分であるかを確認し、応えていない場合には理由を説明する。
    進捗状況や自分の発言、相手の発言、与えた課題についてもメモを取るようにします。

    面談終了後にその人がどのように成長をしているのか、成長していないのか、それに伴う課題も整理しておく。

    この繰り返しでメモが増えていくことになります。
    面談をしながら、メモを取るようにして、書ききれないこと、思い出したことなどは、後日まとめてメモから個人カルテへと変化させていくことになります。

    なぜ、自分の発言をメモするのか?!



    その理由としては、自分がいったことに対して一貫性を持たせるというテーマがあります。
    人は意外にも勢いで話をしていることが多くあり、メモを見直すと相手がいったことは覚えていますが、自分の発言については覚えていないことが非常に多いことがあります。

    自分の発言を覚えていないということは、信頼関係を損ねる可能性があるからです。
    朝令暮改の上司のように、言っていることが二転三転すると、不信感が大きくなり、真実をいっていたとしても、疑わしいという目でしか見れなくなるのが人間ですから。

    「半年前に、私は彼に対してこんな問題意識をしていたな。
    だからこういう会話を仕手、それに沿った課題を与えたんだ」とメモを見返すことによって、信頼関係を崩壊させることなく、信頼性を増していくことができるのです。

    1回めの面談では「細かいことをきちんとやれ」と言いながら、2回めの面談では「全体を俯瞰して、細かいことは気にするな」といわれてしまったら、あなたは上司の事を信用することができないと思います。

    細かいことをちゃんとやれといわれてやってきたにも関わらず、俯瞰して細かいことは気にするなって、無茶苦茶いっているじゃないかというイメージができると、この上司のしたで働いていていいのかな?転職したほうがいいんじゃないかな?と思うようになります。

    実際のところはどちらも足りていなくて、そのタイミングで気になった方だけを伝えているケースが多くあります。
    またメンバーが成長した結果、課題が変わっているということもよくあります。

    1対1が基本形



    しかしどちらにしても、その前提を踏まえたうえで伝えなければ、メンバーに取っては混乱のもとです。
    それが原因となって信頼関係の崩壊へとつながってしまう。
    ひとたび「思いつきで発言しているだけじゃないか」とメンバーに思われてしまうと、チームリーダーがどんなに真剣なアドバイスをしても、まじめに聞いて紅ことになります。

    課題を与えたものの、伝えてスッキリしてしまって、その後どうなったのかを放置してしまう。
    忙しいからといって言い訳をしているリーダーをよく見かけますが、それでは信頼関係が崩壊するでしょう。
    前回の面談メモを見直して、その人について考えていれば、「確かに私が与えた課題について、ちゃんと真摯に取り組んでくれているから成長している」事をフィードバックできる。

    次の面談の際にこのように伝えれば、「前回の発言を覚えていた」というだけでなく、ちゃんと見ていてくれたんだという安心感を与えることができる。
    そしてそれがチームの信頼関係を強固にしていくことができ、絆にかわっていくもの。

    リーダーとメンバーは1対1の関係です。
    もし100人を統括するリーダーであれば、1対100のコミュニケーションをとっていたら、チームに勝つことはできません。
    1対1のコミュニケーションが100通り必要になります。
    リーダーにとっては100分の1の発言かもしれませんが、メンバーにとっては1つの発言です。

    メモによってそのメンバーの意外な才能を見つけることができるのと、人が思いつかないような配置をすることができ、チームの勝利に繋がることもあります。
    パフォーマンスを引き出すことができるのであれば、費用対効果が高い投資ではないでしょうか。
     

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